Proses Bisnis ; Pengertian, Peta Proses Bisnis, Analisa Proses Bisnis

Pengertian Proses Bisnis

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas (task) atau pekerjaan terstruktur yang saling berhubungan untuk menyelesaikan suatu masalah yang menghasilkan suatu keluaran atau layanan demi meraih tujuan tertentu dan mendukung pencapaian tujuan serta sasaran strategi dari suatu organisasi.

Proses bisnis yang baik dan benar harus memiliki tujuan seperti mengefektifkan, mengefisienkan dan membuat mudah beradaptasi pada proses yang ada di dalamnya. Dengan kata lain proses bisnis harus merupakan proses bisnis yang berorientasikan pada jumlah dan kuaitas produk output, minimal dalam menggunakan sumber daya dan dapat beradaptasi dengan kebutuhan bisnis.

Jadi Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari subprosesnya.

Fungsi Proses Bisnis

1. Membantu para pekerja perusahaan mengerti proses apa yang menjadi tugasnya dalam menjalankan proses bisnis.
2. Membantu manajer dalam mengambil keputusan dalam menangani masalah yang ada.
3. Membantu pelanggan untuk memprediksikan kapan proses bisnis dimulai dan diakhiri ataupun berkelanjutan.

Tahapan Proses Bisnis

1.         Analisis Kegiatan Usaha

Pada tahap ini pemilk perusahaan Bersama menajemen perusahaan melakukan analisis dan diskusi tentang kegiatan usaha yang akan dijalankan oleh perusahaan, misalnya usaha dibidang perdagangan, industry atau jasa. Hal ini dilakukan agar manajemen mengetahui serta menentukan proses bisnis yang akan digunakan oleh perusahaan.

2.         Penentuan Proses Bisnis

Pada tahap kedua ini  manajemen akan membuat atau menentukan bentuk proses bisnis dari usaha yang telah dipilih oleh perusahaan tersebut, mulai dari proses bisnis tentang jenis biaya-biaya yang dikeluarkan sampai dengan proses bisnis memperoleh pendapatan atau penghasilan.

3.         Pelaksanaan Proses Bisnis

Tahap ketiga ini tidak kalah pentingnya dengan tahap pertama dan kedua, pada tahap ini dari penentuan proses bisnis dari perusahaan adalah pelaksanaan proses bisnis itu sendiri, karena sebagus apapapun suatu proses bisnis tetapi tidak dilaksanakan tidak akan bermanfaat bagi perusahaan.

4.         Evaluasi Proses Bisnis

Tahap terakhir adalah tapah evaluasi, tahap ini perlu dilakukan agar mengetahui apakah suatu proses bisnis telah dijalankan oleh semua karyawan atau divisi dari perusahaan dan apakah proses bisnis tersebut telah memberikan manfaat bagi perusahaan, maka dari itu proses evaluasi bisnis sangatlah penting. Suatu evaluasi dapat dilakukan setiap bulan, setiap tiga bulan, setiap enam bulan atau setiap tahun, tergantung kebijakan manajemen perusahaan. Akan tetapi suatu evaluasi akan lebih efektif apabila dilakukan setiap bulan.

Peta Proses Bisnis

Untuk dapat membangun pemetaan proses bisnis yang representatif, maka diperlukan pengetahuan dan pemahaman mengenai proses yang akan dipetakan seperti table di atas. Berikut ini merupakan hierarki proses, yang akan menjelaskan mengenai proses dan komponen-komponen yang membangunnya (David Hoyle, 1998). Berikut adalah pengertian dari table di atas.

·       Proses

Pada tahap proses ini, anda akan membuat rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan berkesinambungan dalam mengolah keluaran dari supplier, memberi nilai tambah, dan menjadikannya keluaran bagi customer.

·       Sub proses

Pada tahap ini adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik dalam mendukung major process. Sub proses merupakan bagian dari proses, bila major process terlalu kompleks.

·       Task

Jika anda mendengar kata task anda pasti langsung bisa membayangkan bahwa task merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor dalam sebuah organisasi. Task adalah pekerjaan di dalam work processyang harus dilakukan.

·       Aktivitas

Tahap terakhir adalah aktivitas, tahap ini merupakan bagian terkecil dari pekerjaan yang harus dilakukan, tapi berperan sangat penting untuk menyelesaikan suatu task.

Analisis Proses Bisnis

Analisis Proses Bisnis adalah Kajian yang dilakukan untuk mengetahui urutan pelaksanaan dalam suatu organisasi yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan dengan menggunakan berbagai sumber daya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.

Karakteristik Proses Bisnis

1.         Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.

2.         Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.

3.         Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.

4.         Pemilik proses: yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis.

5.         Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.

6.         Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.

7.         Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.

Cara Menganalisis Proses Bisnis

1.         Bicaralah dengan orang-orang kunci perihal proses dalam perusahaan.

Apabila anda sudah mengetahui proses apa yang akan anda perbaiki, Langkah selanjutnya adalah mendiskusikan proses tersebut dengan orang-orang yang bertanggung jawab atas implementasinya. Lakukanlah wawancara kecil untuk menanyakan perbaikanperbaikan yang dapat dilakukan

·         Tanyakan saran untuk mengatasi inefisiensi proses yang ditemukan staf Anda.

·         Tentukan masukan yang dibutuhkan untuk melakukan tiap tugas dan di mana Anda memperoleh tiap masukan. Jika perusahaan memproduksi celana jin denim, Anda perlu mengetahui siapa pemasok denim dan frekuensi pengiriman bahan baku ke perusahaan.

·         Tanyakan perihal tindakan-tindakan staf dan alasannya.

·         Identifikasi keluaran dari tiap tugas dan siapa penerimanya. Jika Anda mengelola bengkel, staf bengkel sebaiknya mendokumentasikan pekerjaan mereka. Staf perbaikan harus meneruskan informasi tersebut ke departemen penagihan, yang kemudian membuat faktur untuk pelanggan.

2.         Buat flowchart bisnis untuk tiap proses

Membuat flowchart merupakan bagian yang sangat penting, karena dengan membuat flowchart dapat membantu anda menggambarkan proses bisnis. Anda dapat menggunakan dokumentasi dari diskusi proses Anda untuk membuat flowchart. Flowchart ini harus memiliki semua langkah yang diperlukan untuk melengkapi bisnis proses tertentu.

·         Flowchart adalah alat yang sangat berguna untuk melihat proses bisnis di depan Anda dengan jelas. Alat ini akan membuat identifikasi dan perbaikan inefisiensi menjadi jauh lebih mudah.

·         Penting dicatat bahwa flowchart proses bisnis hanya boleh berisi prosedur yang ditetapkan dan harus diikuti karyawan.

·         Begitu perubahan pada proses dilakukan, ulas kembali hasilnya dan lihat apakah proses telah mengalami peningkatan sesuai harapan Anda. Jika tidak, ulangi proses analisis dan coba identifikasi area-area yang butuh perbaikan. Analisis proses bisnis merupakan kegiatan yang berkelanjutan dalam bisnis Anda.

3.         Lakukan sesi brainstorm untuk menemukan perbaikan proses.

Dalam sebuah perusahaan pasti memiliki lebih dari satu deparemen. Melakukan sesi brainstorm pada semua departemen perusahaan anda dan membaginya dalam kelompok akan mengidentifikasi inefisiensi proses yang berdampak pada lebih dari satu departemen. Sesi ini dapat pula mengesahkan informasi yang diberikan ketika wawancara pribadi dengan partisipan.

·         Informasi yang diterima dari para peserta dalam proses seharusnya memberikan ide jelas kepada Anda perihal cara kerja proses, dan apa masalahnya.

·         Menyimpulkan informasi yang diterima dan sebarkan kepada peserta proses. Hal ini akan menyertakan para peserta yang telah dan belum diwawancarai sebelumnya.

·         Diskusi antarpersonel menjadi dasar untuk membuat perubahan pada suatu proses. Perubahan dapat berupa pengurangan biaya, pengurangan waktu siklus proses, penyederhanaan proses, atau peningkatan layanan kepada pelanggan.

Gunakan OKEO untuk anda lebih mengetahui lebih dalam legi mengenai Proses Bisnins. OKEO akan membantu anda dalam membuat peta proses bisnis dan menganalisa proses bisnis anda.